Koronaviruksen mukanaan tuomat ilmiöt ovat lisänneet etätöiden tekemistä lähes jokaisessa yrityksessä. Siinä, missä ennen yksi tai kaksi työntekijää olivat ajoittain etänä, on tilanne nykyään se, että yksi tai kaksi ihmistä ovat fyysisesti paikan päällä konttorilla.
Tietoa jaetaan monilla eri laitteilla ja alustoilla. Tiedon jakamisen tulee toimia saumattomasti, olipa tiimi toimistolla tai omilla työpisteillään etänä. Miten voidaan varmistaa, että jokainen tiimin jäsen tietää missä projektit menevät, koska deadline paukkuu vastaan ja miten projekti on muuttunut asiakkaan, projektipäällikön tai muun tekijän toimesta, joka oleellisesti kuuluu hankkeeseen?
Mikä estää tiedon jakamista etätyössä?
Mitä esteitä teidän tiimissä on havaittu tiedon jakamiselle projektien eri vaiheissa? Asiakasyritystemme kanssa käytyjen kehityskeskustelujen johdosta olemme havainneet, että tiedon jakamiselle syntyy välittömiä haasteita, kun
- tiedottaminen ja dokumentointi on epäsäännöllistä
- käytössä on useita erilaisia virallisia jakelukanavia
- kokouspöytäkirjoja ja muistiinpanoja ei lueta
- tietojärjestelmät ja olemassa olevat ratkaisut koetaan monimutkaisiksi
- tietoa ei jaeta kaikille projektin jäsenille
- ei tiedetä, kuka tietää ja mitä tietää
- puhumattomuus ja haluttomuus kuunnella tulee mukaan kuvioihin
Mikä auttaa yritystä jakamaan relevanttia tietoa työntekijöilleen?
Tiedon jakamista voidaan tehostaa mm. seuraavilla toimenpiteillä:
- luodaan yhteiset tavoitteet ja pidetään niistä kiinni
- ongelmista keskustellaan avoimesti
- asioiden ja tiedon jakamiseen on luotu matalan kynnyksen kulttuuri
- luotat jokaiseen tiimiläiseen ja heidän ammattitaitoon
- yrityksen käytössä on monipuoliset ja laiteriippumattomat tavat helppoon ja osallistuttavaan kommunikointiin
- tietojärjestelmät ovat kunnossa ja tietoturvallisia
- yhteisesti jaettuja muistiinpanoja päästään muokkaamaan ongelmitta
Tiedon jakaminen kulkee käsi kädessä sitoutumisen kanssa
Mikä motivoi ihmisiä jakamaan tietoa? Mikä saa ihmisen jakamaan omaa osaamista? Tutkimusten mukaan erityisesti tunneperäisen sitoutumisen sekä yritykseen että kollegoihin on todettu vaikuttavan tiedon jakamishalukkuuteen.
Tiedon jakaminen voi olla haaste myös tietoturvan kannalta. Tiimisi on oltava varmoja siitä, että kommunikointi tapahtuu liikesalaisuuksia varjellen suojellussa ympäristössä. Jakelulistojen tulee olla helposti hallittavissa ja jokaiselle käyttäjälle on luotava oma näkymä ja pääsy erilaisiin tietoihin. Tarjoaako sinun yritys työvälineet jotka palvelevat työntekijöitä tiedon jakamisessa?
SMART ratkaisuilla viet yrityksesi tiedon jakamisen seuraavalle tasolle
Meiltä löytyy ratkaisuja yrityksen tiedonkulun sekä sitoutumisen kehittämiseksi. Kaikki SMARTin ratkaisut ovat tietoturvallisia, helppoja käyttää ja auttavat tiimisi jokaista jäsentä pääsemään helposti käsiksi asiakkaan sekä projektin tietoihin, muokkaamaan materiaaleja sekä osallistumaan luovaan ajatteluun, kun tiimin toiminta edellyttää sitä.
SMART Board Pro -kosketusnäytöt
Modernisoi yrityksesi neuvottelu-, tiimityö- ja yhteiskäyttötilat tähän päivään. Kosketusnäytöllä tehostat tiimien työskentelyä, viestintää sekä tiedon jakamista samalla, kun varmistat työskentelyn tuottavuuden ja innostat myös asiakkaasi.
SMART Meeting Pro -ohjelmisto isojen tiedostojen yhteiskehittelyyn
Aidosti digitaalinen, tehokas ja tuottava projektiympäristö on mahdollista toteuttaa modernilla ratkaisulla, joka yhdistää älynäytöt, ohjelmiston sekä eri päätelaitteet (kannettavat, puhelimet, tabletit) saumattomasti. Tieto liikkuu jäseneltä toiselle reaaliajassa, kun jokainen osallistuu tapaamiseen ja antaa oman panoksensa projektille.
Meeting Pro Room mahdollistaa jopa 16 SMART-älynäyttöä samaan työtilaan. Yhden näytön merkinnät näkyvät kaikissa muissa. Voit myös työstää eri sisältöjä eri näytöissä, samanaikaisesti ja samassa työtilassa.
SMART TeamWorks auttaa jakamaan ja työstämään tiedostoja eri tiimien välillä
SMART TeamWorks™ on markkinoiden kattavin työskentelyalusta paikallisten ja etätiimien sekä etäosallistujien reaaliaikaiseen yhteistyöhön. Se tuo käytetyimpiin etäohjelmiin kuten Teams, Webex®, Zoom, ConX, Google Meet, GoToMeeting™, Skype® for Business, Join Me ja Lifesize osallistavia toimintoja – paljon muutakin kuin ääntä ja kuvaa.
Ammenna tiimistäsi osaaminen, osallistuminen, näkemykset, tieto, resurssit ja lisäarvo myös etätyön ollessa vallitseva työskentelyn muoto.
TeamWorks tiimityötilaan liitytään langattomasti omilta päätelaitteelta. Osallistujat voivat olla läsnä fyysisesti tai etäyhteydellä. Kaikki osallistujat voivat tehdä merkintöjä, tuoda kuvia ja jakaa muuta materiaalia ja tietoa yhtäaikaisesti. Kaikki tämä tietoturvasta tinkimättä.
Ota meihin yhteyttä, niin mietitään yhdessä teille parhaat SMART ratkaisut!
