Jokin asia pitää saada hoidetuksi ja kaipaat useampaakin mielipidettä tai ideaa: pitäisikö järjestää palaveri? Seuraava yhteinen kokous on vasta muutaman päivän päässä ja asia ei voi odottaa. Mikä on paras vaihtoehto: palaveri, sähköpostiviesti vai vaikkapa WhatsApp-keskustelu? Kalenterimme täyttyvät viikoittain tapaamisista ja erilaisista palavereista. Ovatko kaikki palaverit tarpeellisia vai voisiko viikoittaiset ja toisinaan kiireelliset asiat käsitellä tehokkaammin ilman perinteisiä kokoontumisia kasvokkain tai etänä?
Kun puntaroit parasta mahdollista tapaa työstää asiaa, kannattaa miettiä mitä olet tavoittelemassa. Mitä pitää päättää, käsitellä tai selvittää? Järjestätkö palaverin tiedon jakamista, ideointia tai esimerkiksi asian hyväksymistä varten? Jokaisessa organisaatiossa käydään erilaisia palavereja, neuvotteluja ja kokouksia oman henkilöstön, asiakkaiden ja yhteistyökumppanien kanssa. Säännöllisillä kokouksilla on yleensä tarkempi, yhdessä sovittu esityslista ja yleensä odotetaan, että osallistujat osallistuvat keskusteluun. Ongelmanratkaisu ja päätöksenteko vaatii osallistujilta aktiivista tekemistä. Informointi ja tiedottaminen voi olla yhden ihmisen puhe usealle kymmenelle, jopa sadoille ihmisille.
Turhia palavereja?
Palaverien ja kokousten merkitys yritysten toiminnalle on suuri. Vietämme paljon aikaa kokouksissa ja palavereissa ja niiden määrä on lisääntynyt koronapandemian aikana. Tästä huolimatta moni kokee palaverit turhina. Tähän epäkohtaan voi vaikuttaa tehokkailla palaverikäyntänteillä, toimivalla ja nykyaikaisella kokousteknologialla ja tehokkaalla ajankäytöllä. Yhteistä kaikille palavereille ja kokouksille on, että niiden oletetaan olevan tavoitteellisia ja tuottavia tapahtumia.
Tehokkaissa palvereissa on rakennetta
Kun olemme toisiimme netin välityksellä yhteydessä, on tietysti tärkeintä, että tekniikka toimii. Tarvitaan hyvä nettiyhteys, tietokone ja helppokäyttöinen sekä mielellään osallistava ratkaisu kokouksen järjestämiseen. Palaverit ovat myös sosiaalisia tapahtumia, joissa joukko yksilöitä pyrkii saamaan aikaiseksi kaikkia tyydyttäviä ratkaisuja ja kaikkien osallistujien oletetaan sitoutuvan ratkaisuihin ja tehtyihin päätöksiin.
On helpompaa keskittyä ja kommunikoida, kun osallistujat näkevät toisensa. Kannattaa myös sopia kaikkien kanssa, että mikrofoni ja kamera pidetään päällä ja että esimerkiksi sähköposteihin ei vastailla tai selata kännykkää kesken palaverin. Näinhän me toimimme muissakin palavereissa, tai ainakin näin meidän tulisi toimia.
Hyvässä palaverissa joku johtaa puhetta ja sovitut asiat myös kirjataan ylös. Kannattaa myös varmistaa, että puheenjohtaja tai muu osallistuja pystyy jakamaan näyttönsä muulle kokousväelle. Kaikkien tulee olla ajoissa paikalla. Mikään ei ole niin ärsyttävää, kuin odottelu palaverissa. Tämä pätee myös etäkokouksiin ja etäpalavereihin. Odotellessa ei ole kovin helppo ruveta puuhaamaan jotain hyödyllisempää. Myös kesken kokouksen mukaan tulevat osallistujat sananmukaisesti keskeyttävät kaiken. Kunnioita siis muita ja tarkista yhteytesi toimivuus ajoissa, että pääset paikalle sovitusti.
Kun haluat markkinoiden edistyksellisimmän ratkaisun yrityksenne palaveri- ja kokousteknologiaksi, on SMART Board -kosketusnäytöt ja ohjelmistoratkaisut valintasi:
osallistavat tiimipalaverit, workshopit, erottuvat esitykset, tehokkaat lähi- ja virtuaalikoulutukset, suunnittelu- ja projektipalaverit sekä eri toimipisteiden ja etäosallistujien välinen yhteistyö. SMARTin modernit tiimi- ja projektityöohjelmistot varmistavat, että kaikki osallistuvat aktiivisesti alusta loppuun saakka sekä yhdessä luodut asiat ja päätökset ovat välittömästi jaettavissa jokaiselle digitaalisessa muodossa.
Ota yhteyttä ja sovitaan demoesittely!
