Juuri päättyneissä Pekingin talviolympialaisissa tuli jälleen todistettua, miten menestyksen ja pettymyksen väliset erot voivat olla minimaalisen pieniä. Jopa sadasosasekuntien ja millimetrien eroilla voidaan nousta huippu-urheilussa korkeimmalle korokkeella tai pudota ulos kärkisijoilta. Yhtä lailla pieniltä tuntuvat asiat vaikuttavat kohtaamisten ja sitä kautta työn tuottavuuteen. Tapaamisissa ja kokouksissa voidaan päätyä tilanteeseen, jossa osallistujille ei jää käteen muuta kuin aivosumua ja lisääntynyt aikapula. Yhden tapaamisen tehottomat kokousminuutit ovat jäävuoren huippu, kertaantuen viikko toisensa jälkeen.
Viimeisten vuosien aikana Teamsit ja Zoomit ovat tulleet jopa liiankin tutuiksi alalla kuin alalla, eikä ole ollut mitenkään harvinaista etäkohdata osallistujia, joilla on ollut samaan aikaan useampi istunto päällä. Monet ovat kokeneet uudenlaisen kokousähkyn, jossa olemme olleet linjoilla ja palaverit toisensa perään ovat rakentaneet työpäivien kulun. Osallistujat voivat olla tapaamisissa mukana vain palloina ja pahimmillaan tiimin kohtaamiset ovat monologeja, jossa osallistujat keskittyvät tahoillaan johonkin aivan muuhun. Näistä kohtaamisista ei mitaleja heru.
Nyt kun virittelemme uusia kokouskäytäntöjä, etä- lähi- ja hybridimalleihin, on hyvä palautella mieliin hyvän ja tuottavan tapaamisen kulmakivet:
1. Yhteisöllisyys pelisäännöissä ja rutiineissa
- Fiiliskierros tapaamisen alussa lisää yhteenkuuluvaisuutta
- Yhteisesti asetettu tavoite pitää fokuksen ja sitouttaa
- Agenda toimii runkona ja muistilistana
- Pidä tavoitteena dialogi, jossa kaikkia kuullaan – Yhteinen työskentelyalusta niin lähi- kuin etätapaamisissa tukee vuorovaikutusta
- Innostu niin innostat muita
- Arvioikaa tapaamista – Päästiinkö tavoitteeseen? Millainen fiilis?
- Miten ja kenelle viestitään ja mitä jatkosteppejä tarvitaan?
2. Itseohjautuvuus
- Jokainen osallistuja valmistautuu tapaamisen aiheeseen
- Mitä ajatuksia ja kysymyksiä herää etukäteen?
- Miten itse tiivistäisit aiheesta oleellisen?
- Mitä haluat aiheesta viestiä?
- Ole läsnä ja kuuntele – Luot yhteyttä toisiin
- Huolehdi vireystilastasi – Vastuu yhteisöllisyyden rakentamiseen kuuluu jokaiselle
3. Työvälineet yhteisöllisyyden ja tuottavuuden apuna
Uuden ajan kokouskäytänteissä työvälineiden rooli korostuu entisestään
- Miten osallistujien huomio saadaan kiinnitettyä aiheeseen?
- Miten innostat kaikki mukaan?
- Miten havainnollistat ja korostat digitaalisesti?
- Miten luot yhteisöllisyyttä?
- Miten kaikki saavat äänensä kuuluviin?
- Yhteenvedot ja kiteytykset edistävät seuraavia työn vaiheita
- Ovatko tarvittavat tiedostot helposti kaikkien saatavilla ennen ja jälkeen tapaamisen?
SMART-teknologia tarjoaa innostavat, osallistavat ja yhteisöllisyyttä tukevat työvälineet tiimien ja organisaatioiden sisäiseen sekä eri toimipisteiden ja osallistujien väliseen reaaliaikaiseen työskentelyyn. Tarkan kosketusnäytön ansiosta voit viedä lähi- ja etätapaamiset mukaansatempaavalle tasolle.
– Havainnollista esityksiä tehden digitaalisia merkintöjä kaikkiin käyttämiisi tiedostoihin
– Osallista läsnäolijat omien laitteiden kautta – Jokainen voi lähettää omia ajatuksia, kommentteja ja kysymyksiä yhteisiin muistiinpanoihin
– Jaa kaikki yhteisesti kootut ajatukset helposti osallistujille ilman copy pastea chatistä tai uudelleenkirjoittamista
– Kiteytä sanoma jatkoa ajatelleen ja käytä esim. mukana tulevaa video-työkalua, joka nauhoittaa kaiken oleellisen tapaamisesta
SMART Board -älynäytöt ja ohjelmistoratkaisut integroituvat kaikkiin tietokoneisiin ja käytettyihin etäalustoihin tuoden sen voittavan eron tiimien työskentelyyn. Tuottavan ja uutta luovan työn tekemiseen ei enää riitä, että kuva näkyy ja ääni kuluu tai että raahaudutaan neukkariin kahville. Oikeat työvälineet auttavat myös luomaan uusia yhteisöllisiä pelisääntöjä sekä innostavat yhteisen aiheen äärelle, tapaamisesta toiseen, lisäten työhön sitoutumista ja tuloksia.
Varmista paikkasi mitalikamppailuissa ja varaa aika testaukseen jo tänään info@nutideas.com
Lähde: Haapakoski, K., Niemelä, A. & Yrjölä E. (2020). Läsnä etänä. Seitsemän oppituntia tulevaisuuden työelämästä. Alma Talent.
