Meistä lähes jokainen on osallistunut digitaalisin kohtaamisiin, joissa osa osallistujista pitää kameran ja mikin kiinni koko palaverin ajan. Passiiviset osallistujat etäpalaverissa ovat muiden osallistujien ulottumattomissa, pahimmillaan vain nimikirjaimet näytöllä. Yrityksissä on nopeasti opeteltu etätyöskentelyn ja -kohtaamisen välineitä, mutta toimivat yhteydet ja teknologiaratkaisut eivät aina yksin riitä onnistuneeseen kohtaamiseen.
Aktivoi osallistujat jo etukäteen
Onnistuneen etäkokouksen tai -palaverin järjestämisen ytimessä ovat kysymykset: Kenen pitäisi olla paikalla? Miksi kokous/palaveri järjestetään? Mikä on kokouksen/palaverin tarkoitus? Useat meistä ovat istuneet palaverissa, joka tuntuu pelkältä ajanhukalta. Olemme osallistuneet kokouksiin, joissa läsnäolomme ei ole aidosti ollut tarpeellista. Osallistujat kannattaa myös informoida etukäteen palaverin kulusta, erityisesti jos heiltä toivotaan aktiivista osallistumista.
Moderni etäkokousteknologia yhdistää ihmiset ja työkalut
Moderni etäkokousteknologia hyödyntää digitaalisuuden parhaat puolet. Se tarjoaa tehokkaan ja tuottavan projektiympäristön, joka on mahdollista toteuttaa modernilla ratkaisulla, yhdistäen älynäytöt, ohjelmiston sekä eri päätelaitteet (kannettavat, puhelimet, tabletit) saumattomasti. Opettele käyttämään etä-/virtuaalikokousjärjestelmää, tutustu sovelluksien ominaisuuksiin. Tarkastele kokonaisuutta osallistujan näkökulmasta ja mieti etukäteen mitä tiedostoja näytät ja mitä ohjelmia käytät kokouksen aikana. SMART-ratkaisujen avulla jaat helposti tietoa, suunnittelutiedostoja, kuvia, sisältöä ja osallistujat voivat tehdä merkintöjä ja muistiinpanoja suoraan alkuperäisiin tiedostoihin.
SMART-ratkaisut tarjoavat matalan aloittamiskynnyksen hyödyntää jo käytössä olevia työkaluja ja etäohjelmistoja. Kun halutaan tehostaa projekti- ja suunnittelutyötä, tuo näytöissä mukana oleva SMART Meeting Pro™ -ohjelmistoa lisää mahdollisuuksia ja helppoja työkaluja.
SMART TeamWorks™ tuo huikeat lisätyökalut etätyöhön
Etäkokouksessa työstetään parhaimmillaan uutta, ideoidaan tai viedään aiempia ideoita eteenpäin. Tiimi voi luoda materiaalia, tallentaa tuotokset yhteiseen työskentelytilaan, jakaa osaamista ja innostaa jäseniään. SMART TeamWorks™ on markkinoiden kattavin työskentelyalusta paikallisten ja etätiimien sekä etäosallistujien reaaliaikaiseen yhteistyöhön. Se tuo käytetyimpiin etäohjelmiin kuten Teams, Webex®, Zoom, ConX, Google Meet, GoToMeeting™, Skype® for Business, Join Me ja Lifesize osallistavia toimintoja – paljon muutakin kuin ääntä ja kuvaa. Modernit työvälineet osaltaan takaavat, että parhaat tekijät pysyvät yrityksessäsi, eivätkä haikaile parempien työkäytäntöjen perässä muualle. Ammenna tiimistäsi osaaminen, osallistuminen, näkemykset, tieto, resurssit ja lisäarvo myös etätyön ollessa vallitseva työskentelyn muoto.
Miten sinä pidät etäosallistujat aktiivisina?
