Poikkeusoloihin siirtyminen sysäsi monet yritykset digitaalisille alustoille. Työpajat, palaverit ja koulutukset suunniteltiin uudelleen ja työtavat, sekä -välineet piti miettiä tilanteeseen sopivaksi. Miten vuorovaikutus toimii etäyhteydellä?
Peukuta kollegan esitystä
Riittävä ja selkeä viestintä sekä modernien etätyökalujen aktivoivat vuorovaikutusmenetelmät ovat tärkeässä roolissa työryhmien onnistuneeseen etätyöhön. Hyvät rutiinit voivat vaikuttaa tiedonkulun tehokkuuteen. Toimivaan vuorovaikutukseen tarvitaan aina myös yhteisesti sovitut vuorovaikutuskanavat ja niihin pelisäännöt. On kuitenkin olleellista tiedostaa, että se mikä ehkä toimii neukkarissa kasvokkain, ei välttämättä tuo lainkaan tuloksia etäyhteydellä. Työntekijöille on hyvin tärkeää kokea, että esimies ja työkaverit välittävät ja kuuntelevat paikasta riippumatta. On löydettävä uusia keinoja, joilla korvataan sanaton viestintä ja kasvokkain onnistuva body language. Jo pelkkä yksinkertainen hymiö tai peukutus etäesiintyjän ollessa äänessä kertoo siitä, että kuuntelet ja olet läsnä. Parhaimmillaan etätyö lisää työntekijän kokemusta mahdollisuudesta vaikuttaa työhönsä. Moni voi kokea tulevansa paremmin kuulluksi kirjallisessa viestinnässä. Tämä on myös yksi menetelmä normaalisti erilaisten työryhmien ollessa samassa tilassa. Jos vain yksi tai muutama ovat äänessä, eikä muut saa riittävästi suunvuoroa, voi toisinaan olla tehokkaampaa saada kaikkien ääni kuuluville keräämällä vastaukset kirjallisesti.
Aktiivista yhteydenpitoa
Etä- tai hybridityö vaatii selkeiden pelisääntöjen luomista. Hyvän johtamisen tai esimiestyön edellytys ei ole samassa tilassa työskentelevä esimies. Työkaverin ja myös esimiehen tulee olla tavoitettavissa ja on tärkeä tuntea olevansa osa työyhteisöä paikasta riippumatta. Juuri nyt on vieläkin tärkeämpää, ettei kukaan unohdu jonnekin etäverhon taakse oman onnensa nojaan, vaan jokaisen kanssa ollaan aktiivisesti yhteyksissä.
Etäkokousten tehtäväantojen selkeys sekä tauottaminen helpottaa hyvää workflow:ta. Kun videokamerat ovat auki ja osallistujat näkevät toistensa ilmeet ja eleet: vuorovaikutus on aidosti läsnä. Videon käytöstä kannattaa kuitenkin sopia etukäteen, että säästytään tilanteilta, joissa osallistuja on kylpytakki päällä ja hiukset pystyssä. On myös tärkeää, että jokainen pääsee ääneen, aivan kuten lähitapaamisten alussa kuulumisten vaihdossa.Tämä parantaa ilmapiiriä ja luo pohjaa luontevalle keskustelulle.
Monipuolista viestintää
Selkeät ja käytännönläheiset tehtävät ja tavoitteet auttavat etätyössä toimivaa tiimiä saavuttamaan päämääränsä. Mainion lisän työskentelyyn tuo kokoussovellus, johon kukin osallistuja pystyy kirjoittamaan omia ajatuksiaan paikasta riippumatta. SMART tarjoaa jo perusratkaisuissa sovellukset, joiden avulla monipuolistetaan yleisimpien työkalujen ja ohjelmistojen käyttöä. Sen sijaan että tuijotetaan tekstiä täynnä olevan esityksen sivuja yhden pitäessa monologia, tuovat välikysymykset ja niistä syntyvien kommenttien ja huomioiden lisäykset esityksiin aitoa vuorovaikusta. Kun systemaattisesti esitetään kysmyksiä ja odotetaan kannanottoja ja ideoita, saadaan jokaisen huomio paremmin itse asiaan. Kun vielä merkinnät tehdään alkuperäisiiin tiedostoihin, tallennetaan ja jaetaan välittömästi kaikille osallistujille, saadaan työn seuraavat vaiheet sujuvasti eteenpäin.
SMART tarjoaa kaikissa näytössä langattoman kuvanjaon, nettiselaimen, digitaalisen whiteboardin ja työkalut työstää käytetyimpiä ohjelmistoja. SMART Board Pro-sarjan näytöissä mukana tuleva Meeting Pro-ohjelmisto tuo suunnittelu ja projektityöhön rajoittamattoman työskentelyalustan esim. isojen asemakuvien ja projektikaavioiden työstämiseen. Optiona saatava Team Works nopeuttaa ja monipuolistaa eri tiedostojen yhtäaikaista käyttöä ja tuo käytetyimpiin etäohjelmistoihin, Teams, Zoom ja Cisco Webex, monipuolisia lisätyökaluja.
Varaa etädemo ja kerromme sekä näytämme miten voit tehdä aktiivista ja vuorovaikutteista etätyötä eri tiimien välillä.
